郑州升达经贸管理学院
实验室工作和仪器设备档案管理办法
第一条 为切实贯彻教育部《高等学校实验室工作规程》、《高等学校仪器设备管理办法》要求，加强我校实验室工作和仪器设备档案管理工作，特制定此管理办法。
第二条 实验室工作档案是反映我校实验室基本状况的重要资料，是我校科学、规范、准确上报相关统计数据的基本保证，是我校实验室重大建设项目决策以及教学投入的重要依据。各有关部门都要重视实验室工作基本信息的收集和整理，形成制度，长期坚持，确保原始资料准确、完整、可靠。
第三条 实验室工作档案是指实验室在建设、使用和管理过程中形成的各种基本信息、资料、文档等。我校实验室工作档案主要包含三部分：实验室建设、仪器设备、实验教学管理档案。
第四条 实验室建设管理档案主要包含：有关实验室建设管理的各类文件、规章制度，实验室发展规划（包括任务、经费、房屋、人员、设备购置等），实验室设置及主任任免材料，实验室人员基本情况表，岗位责任制，实验室工作计划及总结，人员考核记录、培训计划及实施情况，实验室主任及专职人员工作日记，实验技术人员岗位日志，实验室占用的房间数、面积及平面图，实验室房屋及环境条件的变更、改造、维修记录，实验室承担的教学科研任务及其它工作相关资料，每年实验室上报的各种统计表，实验室开放、考核评比、总结材料及证书，科学研究论文、成果鉴定证书以及实验室各项重要活动文字材料等等。
第五条 仪器设备管理档案主要包含：仪器设备购置、验收、调试、使用、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料等。
第六条 实验教学管理档案主要包含：实验教学计划，实验教学大纲，实验教材和实验指导书，实验报告样本，实验教学任务及实验教学课表，实验教学考核办法及试卷，实验教学研究论文（设计），实验教学有关的各种表格。设计性、综合性、开放性实验题目落实情况，实验项目开出率，实验项目开课记录，历届学生在实验中存在问题及解决方法，实验室教研活动记录等。
第七条 按照校实验室建设领导小组成员单位分工，实训管理处是我校实验室建设管理和仪器设备档案的形成、积累、汇总的管理部门；教务处是我校实验教学档案的管理部门。
第八条 我校正式建制的实验室是实验室工作和仪器设备基本信息收集整理的基层单位，实验室主任是信息收集整理的负责人。实验室工作人员要随时做好档案材料的积累工作，做到有活动就有完整的记录，确保实验室的基本信息完整、系统、准确。新成立的实验室要及时建立档案，实验室体制或人员变动时，应及时做好工作档案的移交工作，以保持档案工作的完整性和连续性。
第九条 仪器设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护，以及进行技术性能开发的不可缺少的材料，是我校的重要技术储备。仪器设备档案的归档范围：从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）、安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件。
第十条 管理性文件包含各项管理制度，仪器设备固定资产帐目、卡片，低值耐用品帐目，材料、低值易耗品领用记录，设备借用记录，大型精密仪器设备使用记录，仪器设备使用记录，维修保养记录，设备器材损坏丢失赔偿记录，设备器材报损、报失、报废申报及审批记录，研制、改造仪器设备的有关资料等。
第十一条 技术性文件依过程形成：
（一）采购设备的归档范围：
1. 计划、选购阶段：
（1）申购书、可行性方案论证报告；
（2）购买仪器设备的审批文件；
（3）协议、合同；
（4）意向书、订购货通知单；
（5）重要来往函件、电文；
（6）谈判备忘录、附录、附件等。
2. 开箱验收阶段：
（1）装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；
（2）图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；
（3）开箱检验记录、商检及索赔文件；
（4）运单、发票等。
3. 安装、调试阶段：
（1）安装调试计划；
（2）安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；
（3）试验记录、精度检查记录、安装验收单；
（4）存在问题及处理意见；
（5）安装调试技术报告、验收报告；
（6）软件、硬件部分的文件材料；
（7）培训材料。
4. 使用及维护、维修阶段：
（1）仪器设备移交使用单位的附件和随机工具清单；
（2）仪器设备维护保养和安全技术操作规程；
（3）使用记录；
（4）仪器设备保养情况记录；
（5）仪器设备检查、普查记录；
（6）仪器设备大、中修记录、总结、鉴定书；
（7）大、中修精度检查记录及验收移交单；
（8）仪器设备事故分析、记录及处理结果报告。
5. 改造、更新、报废阶段：
（1）合理化建议及处理结果；
（2）仪器设备改造、改装、更新的报告与批复；
（3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件；
（4）仪器设备报废技术鉴定书，请示及批复文件；
（5）技术鉴定及成果申报奖励文件。
（二）自制设备的归档范围：
1. 方案论证及设计阶段：
（1）设备任务书、协议、合同；
（2）调研报告、可行性方案论证报告；
（3）有关问题的请示及批复；
（4）计算文件、试验文件、图样；
（5）技术条件、技术说明书、设计技术总结。
2. 制造加工阶段：
（1）工艺规程、工艺说明书；
（2）重要的工艺装备图纸及说明书；
（3）重要零、组件超差、代料单；
（4）工艺总结。
3. 安装调试及鉴定验收阶段：
（1）安装、调试计划；
（2）安装基础图、各类布线图、安装工艺规程；
（3）试验记录、精度检查记录、安装验收单；
（4）存在问题及处理意见；
（5）安装、调试技术总结报告、验收报告；
（6）包括软件、硬件部分的文件材料；
（7）培训材料；
（8）技术鉴定及审批文件；
（9）成果申报及奖励文件；
（10）使用维护说明书、操作规程。
4. 运行及维护修理阶段：
（1）仪器设备移交使用单位的附件和随机工具清单；
（2）仪器设备维护保养和安全技术操作规程；
（3）运行记录；
（4）仪器设备保养情况记录；
（5）仪器设备检查普查记录；
（6）仪器设备大、中修记录、总结、鉴定书；
（7）大、中修精度检查记录及验收移交单；
（8）仪器设备事故分析、记录及处理结果报告。
5. 改造及更新阶段：
（1）合理化建议及处理结果；
（2）仪器设备改造、改装、更新的报告与批复；
（3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件；
（4）仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件；
（5）技术鉴定及成果申报奖励文件。
第十二条 各相关单位须提供一定的实验室工作档案保管条件，安排专人负责，对所有档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。仪器设备档案根据价格、性能等因素分别确定为特殊（部管贵重仪器设备的范围）、重要（省管仪器设备的范围）以及常规管理。仪器设备报废后，常规管理下的设备档案要鉴定销毁，特殊设备和自制设备的档案由校档案室长期保管。
1. 所有重要设备档案由院实训管理处集中保管一套，其它交使用单位保管。对于只有一套的重要设备档案，一律交实训管理处保管，使用单位可借阅或自行复印。特殊设备档案交由校档案室保管。
2. 档案的借阅要履行一定的手续。实训管理处保管的重要档案，借阅时间不得超过两周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案管理部门人员当面点清。
3. 使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。
4. 对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用单位复印。
第十三条 本办法由实训管理处负责解释，自颁布之日起施行，旧办法自动作废。
2021年10月21日修订
